Proje Nedir?

 

GİRİŞ

Proje, insan ve insan dışı kaynakların bir amacı gerçekleştirmek için belirli zaman kısıtlaması içinde bir organizasyon dahilinde bir araya getirildikleri, daha sonra başka yerlerde görevlendirildikleri bir süreçtir. Bir yenilik getirmek üzere ve belli bir amacı gerçekleştirmek için, belirli bir sürede ve bir arada yapılması gereken, birbirine bağlı veya birbiriyle ilişkili faaliyetler grubudur.

PMI'nin temel tanımında proje, özgün bir ürün, hizmet veya sonuç oluşturmak amacıyla yürütülen geçici girişim olarak tanımlanır. APM de projeyi planlanmış hedeflere ulaşmak için gerçekleştirilen özgün ve geçici bir girişim olarak tanımlar.

Günümüzün refahını oluşturan bütün sanayi üretim araçları, binalar, iletişim araçları, bilgisayarlar, yazılım programları, kısaca etrafımızda gördüğümüz her şey çeşitli projelerin ürünleridir.

Projelere örnek olarak:

• Mısır'ın sulama kanalları ve piramitleri,
• Çin Seddi,
• Babil'in Asma Bahçeleri,
• camiler,
• saraylar,
• köşkler,
• veri tabanı geliştirme,
• yazılım programı oluşturma,
• bir kültür festivali düzenlenmesi,
• bir askeri tatbikat yapılması,
• otel inşası,
• portföy oluşturma ve izleme

gösterilebilir.

Proje yönetiminin bir disiplin olarak ne zaman ortaya çıktığı konusunda kesin şeyler söylenememektedir. Modern proje yönetimi anlayışının gelişimi özellikle 20. yüzyılda hız kazanmıştır.

PROJENİN TEMEL ÖZELLİKLERİ

Projeleri diğer süreçlerden ayıran özelliklerden bazıları aşağıdadır:

1. Her proje geçicidir.
2. Her proje tanımlanmış hedef ve amaçlara sahiptir.
3. Her proje özgün bir ürün ve/veya hizmet veya sonuç üretmek için gerçekleştirilir.
4. Her projenin çeşitli kaynaklara ihtiyacı vardır ve bu kaynaklar sınırlıdır.
5. Projede müşteri, sponsor ve diğer paydaşlar bulunabilir.
6. Her proje belirsizlik ve risk içerir.
7. Her proje planlama, uygulama ve kontrol faaliyetlerinden geçer; bu kapsamda çatışmalar ortaya çıkabilir.
8. Projeler genellikle geçici organizasyonlar oluşturur.

Temporary ve Unique

Projenin geçici (temporary) olması, mutlaka kısa süreli olması anlamına gelmez.

Bir proje:

• birkaç saat,
• birkaç ay,
• birkaç yıl

sürebilir. Önemli olan projenin belirli bir başlangıç ve bitişinin bulunmasıdır.

Projenin özgün (unique) olması da dünyada ilk kez yapılan bir iş olması anlamına gelmez. Daha önce benzer projeler yapılmış olsa bile belirli müşteri, ortam, ekip, zaman, kapsam veya koşullar nedeniyle proje özgün bir girişim olabilir.

PROJE VE OPERASYON FARKI

Sürekli olarak tekrar edilen işlere operasyon (operation) denir.

Örneğin:

• ATM cihazına periyodik olarak para konulması,
• seri üretim sırasında otomobillerin boyanması,
• işletmenin günlük muhasebe işlemleri

operasyonel faaliyetlerdir.

Proje

• Geçicidir.
• Belirli bir başlangıcı ve bitişi vardır.
• Özgün bir ürün, hizmet veya sonuç üretir.
• Değişim veya yeni bir sonuç oluşturabilir.

Operasyon

• Süreklidir.
• Tekrarlanan faaliyetlerden oluşur.
• Mevcut sistemin veya işletmenin devamını sağlar.

Projeler, kuruluşların business-as-usual olarak yürüttüğü sürekli faaliyetlerden ayrılır. 

PROJE, ÜRÜN VE TESLİM EDİLEBİLİR ÇIKTI

Proje

Belirli bir sonucu ortaya çıkarmak için gerçekleştirilen geçici çalışmadır.

Ürün

Proje sonucunda ortaya çıkan ürün veya varlıktır.

Örneğin:

Yeni bir hastane inşa etme çalışması → Proje

İnşa edilen hastane → Ürün

Proje ile projenin ortaya çıkardığı ürün birbirinden farklı kavramlardır.

Deliverable

Deliverable, proje kapsamında üretilmesi ve teslim edilmesi gereken doğrulanabilir çıktıdır.

Örneğin bir yazılım projesinde:

• gereksinim dokümanı,
• yazılım tasarım dokümanı,
• çalışan yazılım,
• test raporu,
• kullanıcı kılavuzu

birer teslim edilebilir çıktı olabilir.

APM, deliverable'ı bir paydaşa teslim edilip resmen kabul edilecek ürün, ürünler bütünü veya iş paketi olarak tanımlar.

PROJENİN AMACI VE HEDEFLERİ

Her projenin gerçekleştirmek istediği belirli amaç ve hedefleri vardır.

Project Objective, projenin ulaşmak istediği hedefi ifade eder.

Örneğin:

Bir üniversite için çevrim içi öğrenci bilgi sistemi geliştirmek.

Daha ayrıntılı proje hedefleri:

• sistemin belirli tarihte tamamlanması,
• belirli fonksiyonların geliştirilmesi,
• kullanıcı testlerinin tamamlanması,
• belirlenen kabul kriterlerinin karşılanması

şeklinde ifade edilebilir.

Proje hedefleri, projenin neyi başarmaya çalıştığını belirler. PMI kaynaklarında amaç ve hedefler ile projenin ortaya çıkaracağı deliverable'lar arasında açık ilişki kurulmaktadır.

GEREKSİNİM (REQUIREMENT)

Requirement, proje sonucunda ortaya çıkacak ürün, hizmet veya sonuçta bulunması gereken koşul, özellik veya yetenektir.

Örneğin:

"Mobil uygulama biyometrik giriş özelliğini desteklemelidir."

Bu bir gereksinimdir.

Üç kavramın ayrımı

Kavram	Temel soru
Objective	Nereye ulaşacağız?
Requirement	Sonuçta ne bulunmalı?
Deliverable	Ne teslim edeceğiz?

Bu üç kavram birbirine yakın görünür fakat aynı değildir.

PROJENİN PAYDAŞLARI (STAKEHOLDERS)

Stakeholder (paydaş), projeden etkilenebilen, projeyi etkileyebilen veya proje üzerinde çıkarı bulunan kişi, grup veya kuruluştur.

Örneğin:

• müşteri,
• kullanıcı,
• proje sponsoru,
• proje yöneticisi,
• proje ekibi,
• şirket yönetimi,
• yatırımcı,
• kamu kurumları

bir projenin paydaşları olabilir.

PMI'nin temel proje eğitim materyallerinde proje sponsoru, proje yöneticisi, ekip üyeleri ve proje paydaşları temel proje rolleri arasında gösterilmektedir.

PROJE SPONSORU (PROJECT SPONSOR)

Project Sponsor, projeye kurumsal destek ve yön sağlayan, projenin yetkilendirilmesi ve başarısında önemli rol oynayan kişi veya gruptur.

Sponsor ile Proje Yöneticisi aynı değildir.

Sponsor:

• projeye kurumsal destek sağlar,
• önemli kararları destekler,
• projenin kurumsal amaçlarla uyumuna katkı sağlar.

Project Manager:

• projenin yönetiminden sorumludur,
• proje faaliyetlerini koordine eder,
• proje hedeflerine ulaşılmasını yönetir.

PROJENİN ANA ELEMANLARI

Proje yönetimi üç boyutlu bir bütündür.

Kapsam, zaman ve maliyet, projenin klasik temel elemanları ve kısıtlarıdır.

1. Zaman (Time)

Projenin tamamlanmasının ne kadar zaman alacağını ifade eder.

Proje ne zaman tamamlanacak?

Ürün veya hizmetin gerçekleştiriliş takvimini ortaya koyar.

2. Kapsam (Scope)

Projenin hangi hedefe ulaşacağını ve hangi işlerin proje kapsamında olduğunu ifade eder.

Proje neyi gerçekleştirecek?

Kapsam aynı zamanda projenin neyi kapsamadığını da belirlemelidir.

3. Maliyet (Cost)

Projenin gerçekleştirilmesi için kullanılacak kaynakların maliyetini ifade eder.

Maliyete örnek olarak:

• personel ücretleri,
• özel ekipman satın alma veya kiralama giderleri,
• yazılım ve donanım giderleri,
• bilgisayar ağı giderleri,
• yönetim giderleri,
• kırtasiye giderleri

verilebilir.

Scope + Time + Cost

Bu üç unsur birbirini etkiler. Örneğin kapsamın genişletilmesi zaman ve maliyet artışına neden olabilir. Zamanın kısaltılması ise ilave kaynak veya fazla mesai gerektirebilir. PMI ve APM kaynakları da zaman, maliyet, kapsam ve kalite arasındaki karşılıklı ilişkiye dikkat çekmektedir.

Proje kısıtları yalnızca zaman, kapsam ve maliyetle sınırlı değildir. Kalite, kaynaklar ve risk de projenin yönetiminde önemli denge ve kısıt unsurlarıdır.

PROJE KISITLARI

Proje kısıtları birbirleriyle ilişkilidir.

1. Zamanı azaltmak, özellikle fazla mesai gerekiyorsa, maliyetlerin artmasına neden olabilir.
2. Maliyetleri düşürmeye çalışmak proje takvimini olumsuz etkileyebilir.
3. Kapsamı artırmak zaman ve maliyetin artmasına neden olabilir.
4. Kapsamın azaltılması bazı durumlarda maliyet ve zaman gereksinimini azaltabilir; ancak proje çıktısının kalite veya gereksinimleri karşılaması üzerinde olumsuz etki oluşturabilir.
5. Devam eden bir projeye ilave kaynak eklemek her zaman verimlilik artışı sağlamaz; koordinasyon ve bütünlük sorunları ortaya çıkabilir.
6. Projenin bitiş tarihinin gecikmesi, özellikle insan kaynağı yoğun projelerde ek maliyetlere neden olabilir.

RİSK, ISSUE, VARSAYIM VE KISIT

Bu dört kavram özellikle birbirinden ayrılmalıdır.

Risk (Risk)

Henüz gerçekleşmemiş, ancak gerçekleşmesi durumunda proje hedeflerini olumlu veya olumsuz etkileyebilecek belirsiz olay veya durumdur.

Örnek:

"Sunucunun zamanında teslim edilmemesi ihtimali."

Risk = olabilir.

Issue

Gerçekleşmiş veya mevcut olan problem/durumdur.

Örnek:

"Sunucu teslimatı 10 gün gecikti."

Issue = oldu / mevcut.

Assumption (Varsayım)

Planlama sırasında doğru olduğu kabul edilen, ancak kesinliği garanti edilmeyen durumdur.

Örnek:

"Proje ekibinin gerekli uzmanlığa sahip olduğu varsayılmıştır."

Constraint (Kısıt)

Projenin gerçekleştirilmesini veya proje yöneticisinin seçeneklerini sınırlayan koşuldur.

Örnek:

"Proje 6 ay içinde tamamlanmalıdır."

PMI terminolojisinde constraint, projenin yürütülmesini etkileyen sınırlayıcı faktör olarak tanımlanır.

PROJE, PROGRAM VE PORTFÖY

Bu kavramlar birbirinden ayrılmalıdır.

Project

Tek bir proje.

Program

Birbirleriyle ilişkili projelerin koordineli şekilde yönetilmesiyle elde edilemeyecek faydaların elde edilmesi amacıyla birlikte yönetilen proje grubudur.

Portfolio

Kuruluşun stratejik amaçları doğrultusunda birlikte yönetilen proje ve programların oluşturduğu bütündür.

Temel ayrım

Project → Tek proje

Program → İlişkili projeler

Portfolio → Stratejik amaç doğrultusunda proje ve programların bütünü

PROJE BAŞARISI

Başarılı proje, belirlenen hedefleri ve kabul kriterlerini karşılayarak, üzerinde anlaşılmış zaman ve bütçe sınırları içinde gerekli çıktıları sağlayabilen projedir.

APM, proje başarısını hedeflerin kabul kriterlerine uygun olarak, üzerinde anlaşılmış zaman ve bütçe içerisinde gerçekleştirilmesiyle ilişkilendirirken; kaliteyi de projenin temel yapı taşlarından biri olarak ele almaktadır.

Bu nedenle yalnızca:

"Zamanında bitti."

demek projenin başarılı olduğunu tek başına göstermeyebilir.

Projenin:

• hedefleri,
• kapsamı,
• gereksinimleri,
• çıktıları,
• kabul kriterleri,
• zaman planı,
• bütçesi

birlikte değerlendirilmelidir.

SORULAR

1. Projenin ana elemanları nelerdir?

Cevap:

1. Zaman
2. Maliyet
3. Kapsam

2. Projeyi operasyonel faaliyetlerden ayıran iki temel özellik nedir?

Cevap: Projenin geçici (temporary) ve özgün (unique) olması.

3. Projenin sonunda teslim edilmesi gereken doğrulanabilir çıktıya ne ad verilir?

Cevap: Deliverable (teslim edilebilir çıktı).

4. Risk ile issue arasındaki temel fark nedir?

Cevap: Risk gerçekleşmemiş bir belirsizliktir; issue gerçekleşmiş veya mevcut bir problemdir.

5. Projenin ürünü veya sonucunda bulunması gereken koşul ya da özelliğe ne ad verilir?

Cevap: Requirement (gereksinim).

6. Projeden etkilenen veya projeyi etkileyen kişi, grup ya da kuruluşa ne ad verilir?

Cevap: Stakeholder (paydaş).

7. Proje, program ve portföy arasındaki temel fark nedir?

Cevap:
Project: Tek proje.
Program: İlişkili projelerin koordineli yönetimi.
Portfolio: Stratejik amaç doğrultusunda proje ve programların birlikte yönetilmesi.

8. Aşağıdakilerden hangisi operasyonel faaliyettir?

A) Yeni bir hastane binasının inşa edilmesi
B) Yeni bir mobil uygulamanın geliştirilmesi
C) Her gün ATM'lere para yüklenmesi
D) Yeni bir veri tabanı sisteminin kurulması

Cevap: C

9. "Proje 6 ay içinde tamamlanmalıdır." ifadesi aşağıdakilerden hangisine örnektir?

A) Risk
B) Deliverable
C) Constraint
D) Requirement

Cevap: C

10. "Sunucunun zamanında teslim edilmemesi ihtimali" aşağıdakilerden hangisidir?

A) Issue
B) Risk
C) Deliverable
D) Operation

Cevap: B

11. "Projenin müşteri tarafından kabul edilmesi için belirlenen koşullar" hangi kavramla ilişkilidir?

Cevap: Acceptance criteria (kabul kriterleri).

12. "Temporary" kavramı proje açısından ne anlama gelir?

Cevap: Projenin belirli bir başlangıç ve bitişinin bulunması anlamına gelir; projenin mutlaka kısa süreli olması anlamına gelmez.